Factureren via je website, hoe? en waarom?

Facturen versturen is soms een geautomatiseerd proces, maar vaak ook niet. Vooral de zelfstandige kan soms veel tijd kwijt zijn aan het maken en versturen van een factuur. Vragen zoals: Zijn alle bedragen goed uitgerekend en gecontroleerd? Hoeveel rekenen we hiervoor ook alweer? Wanneer zijn deze facturen verzonden? Wie moet er inmiddels herinnerd worden? Etc. Allemaal vragen waar je als ondernemer zo min mogelijk tijd aan kwijt wilt zijn. Een goed boekhoudpakket heeft antwoorden voor deze vragen, maar dan heeft u vaak te maken met een abonnement en omvat vaak uw gehele boekhouding. Wilt u juist alleen uw facturen professioneel automatiseren? Dat kan, met ccInvoices.

Zoals gezegd willen we allemaal zo kort mogelijk bezig zijn met facturen. Maar een factuur moet duidelijk, professioneel, foutloos en mooi zijn. Allemaal om ervoor te zorgen dat onze klant deze zo goed mogelijk begrijpt en zo snel mogelijk voldoet. Aan de andere kant wilt u elke klant gelijk behandelen en uw productprijzen / uurtarieven / staffelkortingen / etc. consistent doorberekenen. Wat wij niet willen is veel tijd besteden aan het telkens maar weer opnieuw uitrekenen van het subtotaal, de BTW en dan het totaalbedrag van de factuur. En soms moeten zoeken in een de oude facturen naar een productprijs, wat rekende we ook alweer hiervoor?

Zelf zaten wij trouwens met dezelfde problemen. En enkele klanten kwamen gelukkig bij ons met dezelfde vragen. Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een goede oplossing. Natuurlijk moest de oplossing wel een duidelijke koppeling met Joomla! hebben, want tenslotte zijn wij een Joomla! webbouwer. Gelukkig waren er een aantal oplossingen beschikbaar, welke wij zijn gaan testen. Wij kwamen al snel uit bij ccInvoices, ook nog eens een Nederlands bedrijf.

ccInvoices

De software ccInvoices van Chill Creations lost al de bovenstaande problemen op.

Vrijwel alles is instelbaar, een van de belangrijkste zaken vonden wij dat de factuur lay-out volledig aan te passen is. Aangezien de factuur conform huisstijl en zo duidelijk mogelijk dient te zijn is dit nog wel eens een uitdaging. Iedereen heeft zo zijn eigen idee over wat wel of niet duidelijk en/of mooi is. Met ccInvoices is vrijwel alles mogelijk, zo kunnen wij onze eigen facturen geheel opmaken zoals wij dat willen. Maar ook onze eerste klant die gebruik maakt van deze software kon deze precies naar wens opgemaakt worden, mede dankzij een opmerking veld die per factuur aangepast kan worden.

Overzicht (openstaande) Facturen

Essentieel is natuurlijk dat u (eventueel per factuur) kunt instellen wat de vervaldatum is. Hiermee kunt u een belangrijk en duidelijk overzicht maken van de (openstaande) facturen. In het onderstaande overzicht ziet u dan ook per factuur de status en wordt een vervallen factuur automatisch op status 'TE LAAT' (+ hoeveel dagen te laat) weergegeven:

In dit overzicht kunt u natuurlijk ook heel gemakkelijk zoeken en/of filteren. Op datum, product, klant, factuurnummer, bedrag, etc. Maar ook de factuur nogmaals bekijken/printen of een herinnering naar uw klant versturen is slechts 1 druk op de knop.

Factuur aanmaken

Van tevoren stellen we in welke producten wij willen factureren en de daarbij horende prijs, omschrijving, BTW%, etc. Zo kunt u bij het maken van een nieuwe factuur simpelweg aangeven welke producten of diensten (+ het aantal) u aan deze klant heeft geleverd. Komt u tijdens het maken van de factuur erachter dat er toch kleine wijzigingen zijn aan de standaard factuur regels/producten/diensten of moet u een geheel nieuw product of dienst aanmaken? Dat kan meteen, u hoeft daarvoor niet terug naar een onderhoud scherm. Een factuur achteraf bewerken is mogelijk, maar ook het invoeren van een creditfactuur is geen probleem.

Kortom uw facturen automatiseren kan veel tijd schelen, zo waren wij voorheen ca. 10 minuten per factuur bezig en nu nog maar 2 minuten.

Klanten aanmaken

Klanten aanmaken in het systeem is heel eenvoudig, het adres invoeren doet u gewoon in een groot veld, waar u dus ook alle uitzonderingen kwijt kunt. Zoals een extra afdeling aanduiding, kenmerk, gebouw nummer, etc. Enorm handig en goed over nagedacht. Daarnaast kunt u klanten binnen ccInvoices koppelen aan één of juist meerdere Joomla! User Accounts. Zo kan een gebruiker die op uw website inlogt al zijn facturen bekijken en downloaden, maar ook betalen.

Factuur (online) betalen

Dat laatste maakt de koppeling met uw website zo krachtig, niet alleen snel een online overzicht voor uw klanten, maar ook betalen via de website. Zo kunnen uw klanten zelf kiezen hoe zij uw factuur willen voldoen. Betalen via overboeking, paypal, credit card, maar ook iDeal is opeens mogelijk. Een uitkomst voor veel bedrijven die bijvoorbeeld evenementen organiseren of die gewoon voorop willen lopen in de ontwikkelingen. Het kost u vrijwel geen extra moeite, want uw factuur verstuurt u toch al via de website. Maar uw klant heeft opeens de keuze uit een aantal opties om uw factuur te voldoen. En maakt uw klant van gebruik van één van de online betaalmogelijkheden dan wordt de factuur na betaling automatisch gemarkeerd als 'voldaan'.

 

Kortom wij zien veel voordelen in het factureren via een website met ccInvoices. Heeft u interesse in deze betaalmogelijkheid? U kunt deze uitbreiding rechtstreeks kopen via ccInvoices of contact opnemen met ons. Daarnaast kunnen wij er ook voor zorgen dat deze uitbreiding naar uw wensen ingesteld wordt.